Política de tratamiento de datos personales
I. OBJETO
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como objeto establecer los lineamientos y condiciones bajo los cuales RENOVAR EN MADERA S.A.S., en adelante “RENOVAR” o “la Compañía”, realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta y, cuando corresponda, supresión de los datos personales de las personas naturales con las cuales tenga o haya tenido algún tipo de relación.
La presente Política busca garantizar el adecuado Tratamiento de los datos personales y el ejercicio de los derechos de sus Titulares, de conformidad con la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.
II. ALCANCE
La presente Política aplica a todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, circulados o tratados por RENOVAR, independientemente del medio utilizado para su recolección o almacenamiento, ya sea físico, electrónico o digital. En particular, comprende la información relacionada con clientes, potenciales clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, exempleados, candidatos a procesos de selección, aliados comerciales, visitantes y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de Tratamiento por parte de la Compañía.
La Política será de obligatorio cumplimiento para los trabajadores, contratistas, proveedores y terceros que, en desarrollo de sus funciones o de una relación contractual con RENOVAR, tengan acceso a datos personales bajo responsabilidad de la Compañía.
III. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El Responsable del Tratamiento de los datos personales objeto de la presente Política es:
RENOVAR EN MADERA S.A.S.
NIT: 901.060.026-6
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Carrera 77 Bis B N.° 76-31
Correo electrónico: administracion@renovarenmadera.com.co
Teléfono: 313 816 7693
RENOVAR EN MADERA S.A.S. será responsable de las Bases de Datos que se encuentren bajo su administración y del cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el Tratamiento de los datos personales.
IV. MARCO NORMATIVO
La presente Política se desarrolla principalmente con fundamento en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y el Decreto 1074 de 2015, en las disposiciones que reglamentan el Tratamiento de datos personales.
Así mismo, serán aplicables las demás normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las disposiciones relacionadas con la protección de datos personales.
Cuando el Tratamiento de información corresponda a materias específicas reguladas por disposiciones especiales, RENOVAR observará adicionalmente las normas que resulten aplicables.
V. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, rectificación o supresión.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Comprende, entre otros, datos relacionados con la salud, vida sexual, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, origen racial o étnico y datos biométricos.
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Las anteriores definiciones corresponden a los conceptos establecidos en la legislación colombiana aplicable, especialmente en la Ley 1581 de 2012.
VI. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RENOVAR
Realizará el Tratamiento de los datos personales observando los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, especialmente los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
En consecuencia, los datos personales serán tratados para finalidades legítimas, determinadas y previamente informadas al Titular, procurando que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
RENOVAR adoptará las medidas necesarias para garantizar la seguridad de la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
VII. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
RENOVAR realizará el Tratamiento de los datos personales para el desarrollo de sus actividades administrativas, comerciales, laborales, contractuales y operativas, de acuerdo con la relación que tenga con cada
Titular.
Entre las principales finalidades se encuentran:
Clientes y potenciales clientes
Gestionar solicitudes de información y cotizaciones.
Elaborar y gestionar propuestas comerciales.
Gestionar contratos, órdenes de compra y órdenes de servicio.
Coordinar proyectos, entregas, instalaciones y servicios.
Realizar actividades de facturación, cartera y cobro.
Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y garantías.
Realizar seguimiento a las relaciones comerciales.
Mantener comunicación relacionada con los productos y servicios ofrecidos o contratados. Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.
Proveedores y contratistas
Realizar procesos de selección y vinculación.
Gestionar órdenes de compra y contratos.
Coordinar la prestación de servicios, entregas, obras e instalaciones.
Gestionar facturación y pagos.
Realizar procesos administrativos, contables y tributarios.
Verificar y actualizar información necesaria para la relación contractual o comercial.
Trabajadores, exempleados y candidatos
Gestionar procesos de selección y contratación.
Administrar la relación laboral.
Gestionar nómina, prestaciones sociales y seguridad social.
Cumplir obligaciones laborales, legales y contractuales.
Gestionar información relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, cuando corresponda.
Atender requerimientos de autoridades competentes.
Mantener los registros laborales y administrativos durante el tiempo establecido legalmente. 7.4. Visitantes y personas relacionadas con las instalaciones
Controlar el ingreso y salida de personas.
Proteger las instalaciones, bienes y personas.
Coordinar visitas, actividades, obras e instalaciones.
Atender situaciones de seguridad y emergencia.
7.5. Comunicaciones comerciales
Cuando el Titular haya otorgado la autorización correspondiente, RENOVAR podrá utilizar sus datos para enviar información relacionada con sus productos, servicios, novedades, actividades comerciales o institucionales.
El Titular podrá solicitar en cualquier momento el cese de comunicaciones comerciales, sin perjuicio de aquellos tratamientos que deban mantenerse por obligaciones legales o contractuales.
VIII. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RENOVAR solicitará al Titular la autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de sus datos personales, salvo en aquellos casos en los que la legislación permita realizar el Tratamiento sin dicha autorización.
La autorización podrá ser obtenida mediante documentos físicos, formularios, medios electrónicos, mensajes de datos u otros mecanismos que permitan acreditar razonablemente el consentimiento del Titular.
Al momento de solicitar la autorización, RENOVAR informará al Titular sobre la finalidad del Tratamiento, los derechos que le asisten y los mecanismos establecidos para ejercerlos, de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
RENOVAR conservará la prueba de la autorización cuando corresponda.
IX. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN
RENOVAR podrá realizar el Tratamiento de datos personales sin autorización del Titular únicamente en los casos expresamente establecidos por la ley.
Entre ellos se encuentran los previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, tales como la información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, los datos de naturaleza pública, los casos de urgencia médica o sanitaria y aquellos tratamientos autorizados legalmente para fines históricos, estadísticos o científicos. En estos casos, el Tratamiento deberá continuar sujeto a los principios y deberes establecidos en la legislación aplicable.
X. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tendrán, entre otros, los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento, cuando esta sea necesaria.
c. Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que RENOVAR haya dado a sus datos personales.
d. Presentar consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de sus datos.
e. Solicitar la supresión de sus datos personales cuando corresponda.
f. Revocar la autorización otorgada para el Tratamiento, cuando resulte procedente.
g. Acceder gratuitamente a sus datos personales
h. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han infringido las disposiciones aplicables.
El ejercicio de estos derechos estará sujeto a las condiciones y excepciones establecidas en la legislación colombiana.
XI. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
RENOVAR evitará solicitar o tratar datos sensibles que no sean necesarios para el desarrollo de sus actividades.
Cuando resulte necesario realizar el Tratamiento de datos sensibles, se informará al Titular sobre el carácter facultativo de la autorización y sobre la finalidad específica para la cual serán tratados, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
En el desarrollo de las relaciones laborales, podrán presentarse situaciones en las cuales sea necesario tratar información relacionada con la salud o con otras categorías especiales de datos.
En estos casos, RENOVAR limitará el acceso a dicha información al personal que, de acuerdo con sus funciones y con la legislación aplicable, deba conocerla.
XII. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
RENOVAR evitará el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y siempre que el Tratamiento respete sus derechos fundamentales y el interés superior del menor.
En caso de resultar necesario realizar algún Tratamiento de esta naturaleza, se observarán las disposiciones especiales previstas en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
XIII. DEBERES DE RENOVAR EN MADERA S.A.S.
En su calidad de Responsable del Tratamiento, RENOVAR cumplirá los deberes establecidos en la legislación colombiana y, especialmente, los previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.
Entre otros, la Compañía deberá:
- Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
- Solicitar y conservar la autorización cuando sea necesaria.
- Informar al Titular sobre la finalidad del Tratamiento.
- Garantizar la seguridad de la información.
- Procurar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando corresponda.
- Tramitar las consultas y reclamos de los Titulares.
- Adoptar medidas y procedimientos internos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normativa.
- Exigir a los Encargados del Tratamiento el cumplimiento de sus obligaciones.
- Atender las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
XIV. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Y TERCEROS
RENOVAR podrá contratar personas naturales o jurídicas que, en desarrollo de sus actividades, deban realizar el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía. En estos casos, los Encargados deberán tratar la información únicamente de acuerdo con las instrucciones de RENOVAR y para las finalidades autorizadas, garantizando la seguridad y confidencialidad de los datos.
Cuando corresponda, los contratos celebrados con los Encargados establecerán las condiciones, obligaciones, alcance y finalidades del Tratamiento, de conformidad con el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
XV. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
RENOVAR adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales que se encuentren bajo su responsabilidad contra pérdida, adulteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizada.
Las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales estarán obligadas a mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso en razón de sus funciones o de su relación con la Compañía.
Esta obligación permanecerá vigente aun después de terminada la relación laboral, contractual o comercial, mientras la información conserve su carácter reservado.
XVI. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
RENOVAR podrá transmitir datos personales a terceros que actúen como Encargados del Tratamiento cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus actividades y se cumplan las condiciones establecidas en la legislación aplicable.
Cuando se realicen transferencias o transmisiones de datos personales a otros países, RENOVAR observará las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, según corresponda.
XVII. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
RENOVAR conservará los datos personales durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales o contractuales, ejercer derechos, atender requerimientos de autoridades y cumplir los términos de conservación que resulten aplicables.
Una vez cumplidas las finalidades y obligaciones correspondientes, los datos podrán ser eliminados, anonimizados o conservados cuando exista una obligación legal o una razón legítima que así lo requiera.
La solicitud de supresión de los datos no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.
XVIII. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS
Los Titulares, sus causahabientes, representantes o apoderados podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de RENOVAR.
La solicitud deberá contener información que permita identificar al Titular y precisar la información objeto de consulta.
RENOVAR atenderá las consultas dentro de los términos establecidos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término inicialmente establecido, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha en que será atendida.
XIX. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS
El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de RENOVAR debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento de las disposiciones aplicables, podrá presentar un reclamo ante la Compañía.
El reclamo deberá contener, como mínimo:
Identificación del Titular.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección o medio para recibir respuesta.
Documentos que se quieran hacer valer como prueba.
Si el reclamo se encuentra incompleto, se solicitará al interesado que subsane la información faltante.
RENOVAR atenderá los reclamos dentro de los términos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
XX. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE LOS DATOS
El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales y/o la supresión de los mismos cuando considere que el Tratamiento no se realiza de conformidad con la normativa aplicable.
La solicitud será atendida de acuerdo con los procedimientos establecidos en la legislación vigente.
La revocatoria o supresión podrá no resultar procedente cuando exista un deber legal o contractual que obligue a RENOVAR a conservar o continuar tratando la información.
XXI. CANALES PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Los Titulares podrán presentar consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización a través de los siguientes canales:
RENOVAR EN MADERA S.A.S.
Dirección: Carrera 77 B Bis N.° 76-31, Bogotá D.C.
Teléfono: 3138167693
Correo electrónico: administracion@renovarenmadera.com.co
RENOVAR podrá solicitar documentos o información adicional cuando resulte necesaria para verificar la identidad del solicitante o la legitimidad de quien presenta la solicitud.
XXII. MODIFICACIONES
La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento por RENOVAR, por razones de orden legal, reglamentario, institucional u operativo.
Las modificaciones serán comunicadas oportunamente a los Titulares a través de los canales que la Compañía disponga para tal efecto.
En caso de realizarse modificaciones sustanciales a las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales, o a los responsables del mismo, estos cambios serán informados de manera previa a su implementación, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
XXIII. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 5 de febrero de 2026 y permanecerá vigente mientras RENOVAR realice actividades de Tratamiento de datos personales.
Las bases de datos administradas por la Compañía se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectadas y las obligaciones legales, contractuales o administrativas que correspondan.